Sekretesspolicy – GDPR, ISO 27001 och skydd av dina personuppgifter

Din integritet och informationssäkerhet är viktiga för oss

På The Native Translator behandlar vi dina personuppgifter och konfidentiella dokument med stor omsorg. När du anlitar oss för en översättning ska du kunna känna dig trygg med hur informationen hanteras, från det att du begär en offert till dess att översättningen har levererats.

Vi arbetar med professionella översättningar av bland annat juridiska handlingar, medicinska dokument, ekonomiska rapporter, företagsinformation och personliga dokument. Vi är därför medvetna om att det material vi tar emot kan innehålla känsliga personuppgifter, affärshemligheter och annan sekretessbelagd information.

The Native Translator är certifierat enligt ISO/IEC 27001, den internationella standarden för ledningssystem för informationssäkerhet. Certifieringen innebär att vi arbetar med systematiska processer för att identifiera, bedöma och hantera informationssäkerhetsrisker.

Vi behandlar personuppgifter i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning, inklusive EU allmänna dataskyddsförordning (GDPR) när den är tillämplig och den schweiziska federala dataskyddslagen (DSG).

Denna sekretesspolicy beskriver vilka uppgifter vi kan samla in, varför vi behandlar dem, hur de skyddas och vilka rättigheter du har.

Vem ansvarar för behandlingen av dina personuppgifter?

The Native Translator behandlar personuppgifter i samband med förfrågningar, beställningar, översättningsuppdrag, kundkommunikation och användningen av vår webbplats.

Vilket företag inom verksamheten som är personuppgiftsansvarigt beror på vilken juridisk enhet som tillhandahåller tjänsten och bestämmer ändamålen och medlen för den aktuella personuppgiftsbehandlingen.

Du kan kontakta oss i frågor om integritet och dataskydd via:

E-post: Dataskydd och informationssäkerhet

För allmänna frågor om våra översättningstjänster kan du kontakta:

E-post: Allmänna frågor

Vilka personuppgifter samlar vi in?

Vi samlar endast in personuppgifter som behövs för att hantera våra tjänster, uppfylla rättsliga skyldigheter eller tillgodose andra berättigade och lagliga ändamål.

Beroende på hur du använder våra tjänster kan vi behandla följande kategorier av uppgifter:

• Kontaktuppgifter, såsom namn, e-postadress, telefonnummer, företag och postadress.

• Beställningsuppgifter, såsom offertförfrågningar, projektinformation, språkval, faktureringsuppgifter och kommunikation med oss.

• Dokument och filer som du skickar in för översättning, inklusive personuppgifter som förekommer i dokumenten.

• Uppgifter som behövs för fakturering, betalningsadministration och bokföring.

• Teknisk information, såsom IP-adress, webbläsaruppgifter, enhetsinformation och uppgifter om hur vår webbplats används.

• Uppgifter som du frivilligt lämnar när du kontaktar vår kundtjänst eller skickar en förfrågan.

Dokument som lämnas in för översättning kan innehålla särskilda kategorier av personuppgifter, exempelvis hälsouppgifter, eller andra integritetskänsliga uppgifter.

Sådana uppgifter behandlas endast när det finns en tillämplig rättslig grund och behandlingen är nödvändig för det aktuella uppdraget eller annars tillåten enligt lag.

Vi ber dig att inte skicka fler personuppgifter än vad som behövs för den tjänst du beställer.

Varför behandlar vi dina personuppgifter?

Vi behandlar personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra översättningstjänster och administrera kundrelationen.

Det omfattar bland annat att:

• Ta emot och besvara offertförfrågningar.

• Bedöma dokumentens omfattning och krav inför en översättning.

• Hantera beställningar och genomföra översättningsuppdrag.

• Kommunicera med kunder om pågående och avslutade projekt.

• Leverera färdiga översättningar.

• Administrera betalningar, fakturor och bokföring.

• Skydda våra system och förebygga obehörig åtkomst, bedrägerier och andra säkerhetsincidenter.

• Uppfylla rättsliga skyldigheter.

• Utveckla och förbättra vår webbplats och våra tjänster, när behandlingen är tillåten.

Vi använder inte dokument som du skickar in för översättning för andra ändamål utan en tillämplig rättslig grund.

Vilken rättslig grund använder vi enligt GDPR?

När GDPR är tillämplig grundar vi behandlingen av personuppgifter på en eller flera av följande rättsliga grunder:

Avtal och åtgärder före avtal: När behandlingen är nödvändig för att lämna en offert, hantera en beställning eller fullgöra ett avtal med dig.

Rättslig förpliktelse: När vi behöver behandla eller bevara uppgifter för att uppfylla exempelvis bokföringsskyldigheter eller andra lagstadgade krav.

Berättigat intresse: När behandlingen är nödvändig för berättigade verksamhetsändamål, såsom informationssäkerhet, kundkommunikation eller förebyggande av missbruk, och dessa intressen inte väger tyngre än dina rättigheter och friheter.

Samtycke: När vi behöver ditt samtycke för en viss behandling, exempelvis användning av vissa typer av cookies eller liknande tekniker.

Om behandlingen grundar sig på samtycke kan du när som helst återkalla detta. Ett återkallande påverkar inte lagligheten av behandling som redan har utförts.

När vi behandlar särskilda kategorier av personuppgifter enligt GDPR krävs dessutom att ett tillämpligt undantag från förbudet mot sådan behandling föreligger.

För personuppgifter som förekommer i kunders dokument kan The Native Translator, beroende på uppdragets utformning, agera som personuppgiftsbiträde på uppdrag av en kund som är personuppgiftsansvarig.

I sådana fall regleras behandlingen även av relevanta avtalsvillkor och, när det krävs, ett personuppgiftsbiträdesavtal.

ISO/IEC 27001 – certifierad informationssäkerhet

The Native Translator är certifierat enligt ISO/IEC 27001.

ISO/IEC 27001 är en internationellt erkänd standard för ledningssystem för informationssäkerhet. Den ställer krav på hur organisationer ska identifiera informationssäkerhetsrisker, införa lämpliga skyddsåtgärder och kontinuerligt förbättra sitt säkerhetsarbete.

Vårt arbete med informationssäkerhet bygger på tre grundläggande principer:

Konfidentialitet: Information ska skyddas mot obehörig åtkomst.

Integritet: Information ska skyddas mot obehöriga eller oavsiktliga förändringar.

Tillgänglighet: Behöriga personer ska kunna få tillgång till information när det behövs.

Vårt informationssäkerhetsarbete omfattar organisatoriska och tekniska skyddsåtgärder som är anpassade till verksamhetens risker.

ISO/IEC 27001-certifieringen visar att vårt ledningssystem för informationssäkerhet uppfyller kraven i en internationellt erkänd standard.

Certifieringen innebär däremot inte att alla säkerhetsrisker kan elimineras eller att den i sig utgör ett bevis på fullständig efterlevnad av all tillämplig dataskyddslagstiftning.

Hur skyddar vi dina dokument och personuppgifter?

Vi arbetar för att skydda kunduppgifter och översättningsmaterial under hela uppdraget.

Våra säkerhetsrutiner bygger på principen att åtkomsten till information ska begränsas till personer som behöver den för att utföra sina arbetsuppgifter.

Vi använder bland annat följande skyddsåtgärder:

• Behörighetsstyrning för åtkomst till kunduppgifter och dokument.

• Skyddade kund- och leverantörsportaler för överföring av filer.

• Krypterad kommunikation via HTTPS/TLS vid överföring av information genom våra webbportaler.

• Sekretessförpliktelser för översättare och projektledare.

• Rutiner för hantering av informationssäkerhetsrisker.

• Organisatoriska och tekniska åtgärder för att förebygga obehörig åtkomst, förlust och otillåten spridning av information.

Vilka skyddsåtgärder som används i ett enskilt fall beror på behandlingens art och de risker som är förknippade med informationen.

Sekretess för våra översättare och projektledare

Vi förstår att många kunder anförtror oss dokument som innehåller affärskritisk eller personlig information.

Våra översättare och projektledare omfattas av bindande sekretessförpliktelser.

Det innebär att information som de får tillgång till genom ett översättningsuppdrag inte får användas för egna ändamål eller spridas till obehöriga.

Dokument och uppgifter får endast behandlas i den utsträckning det behövs för att utföra det aktuella uppdraget eller när annan behandling är tillåten enligt tillämplig lag och relevanta avtal.

Vi strävar efter att endast ge berörda medarbetare och anlitade språkexperter tillgång till den information som behövs för deras arbete.

Delar vi dina uppgifter med tredje part?

Vi säljer inte dina personuppgifter till tredje part.

För att kunna leverera våra tjänster kan vi behöva dela relevant information med utvalda mottagare, exempelvis:

• Översättare, språkgranskare och projektledare som deltar i ditt uppdrag.

• Leverantörer av IT-system, hosting, lagring och teknisk support.

• Leverantörer av betalningslösningar.

• Leverantörer av administrativa tjänster, när detta är nödvändigt.

• Myndigheter eller andra behöriga mottagare när utlämnande krävs enligt tillämplig lag.

När externa leverantörer behandlar personuppgifter för vår räkning ska lämpliga avtalsmässiga och säkerhetsrelaterade skyddsåtgärder tillämpas.

Vi begränsar delningen till vad som är nödvändigt för det aktuella ändamålet.

Överföring av personuppgifter till andra länder

The Native Translator arbetar med ett internationellt nätverk av kvalificerade översättare och andra samarbetspartner.

Det innebär att personuppgifter i vissa fall kan behöva behandlas av mottagare i andra länder.

När en internationell överföring omfattas av GDPR eller den schweiziska dataskyddslagen ska den ske i enlighet med tillämpliga regler.

Om personuppgifter överförs till ett land som inte omfattas av ett relevant beslut om adekvat skyddsnivå kan särskilda skyddsåtgärder krävas.

Sådana skyddsåtgärder kan, när det är lämpligt och tillåtet, omfatta standardavtalsklausuler och kompletterande åtgärder.

Vilka åtgärder som krävs beror på mottagarlandet, uppgifternas karaktär och omständigheterna kring överföringen.

Betalningar och betalningsuppgifter

När du betalar för våra översättningstjänster kan betalningen hanteras av externa betalningsleverantörer, exempelvis PayPal eller Saferpay, beroende på vilken betalningslösning som erbjuds.

Betalningsleverantörerna kan samla in och behandla uppgifter som behövs för att genomföra betalningen, förebygga bedrägerier och uppfylla sina rättsliga skyldigheter.

Vi kan få tillgång till sådana betalningsrelaterade uppgifter som behövs för att identifiera och administrera en transaktion, exempelvis betalningsstatus, transaktionsreferens och faktureringsinformation.

Hur betalningsleverantörerna behandlar personuppgifter beskrivs närmare i deras respektive integritetspolicyer.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter och dokument?

Vi sparar personuppgifter och kunddokument endast så länge det behövs för de ändamål som uppgifterna samlades in för, eller under den längre tid som krävs enligt tillämplig lag.

För dokument som lämnas in för översättning tillämpar vi som huvudregel en lagringsperiod på 90 dagar efter avslutat uppdrag, varefter dokumenten raderas från våra aktiva system, om inte en längre lagringstid är nödvändig eller tillåten.

Vissa uppgifter kan behöva sparas längre, exempelvis:

• Fakturor och bokföringsunderlag som omfattas av lagstadgade arkiveringskrav.

• Uppgifter som behövs för att hantera ett pågående ärende eller en rättslig förpliktelse.

• Information som behöver bevaras för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

• Uppgifter som omfattas av andra tillämpliga lagringskrav.

Säkerhetskopior kan omfattas av särskilda raderingscykler och tekniska rutiner.

När uppgifterna inte längre behövs ska de raderas eller anonymiseras enligt våra tillämpliga rutiner.

Cookies och liknande tekniker

Vår webbplats kan använda cookies och liknande tekniker för att möjliggöra webbplatsens funktioner, hantera användarinställningar och analysera hur webbplatsen används.

En cookie är en liten textfil som lagras på din enhet när du besöker en webbplats.

Cookies kan vara tillfälliga eller lagras under en längre period.

Sessionscookies används normalt under ett besök och upphör när webbläsarsessionen avslutas.

Permanenta cookies kan finnas kvar under en bestämd tid eller tills de tas bort.

Cookies kan även delas in efter ändamål.

Nödvändiga cookies används för funktioner som krävs för att webbplatsen eller en tjänst du har begärt ska fungera.

Statistikcookies kan användas för att förstå hur besökare använder webbplatsen och för att förbättra dess funktion och innehåll.

Andra cookies kan användas för ytterligare funktioner eller tjänster från externa leverantörer.

När samtycke krävs enligt tillämpliga regler använder vi inte sådana cookies eller liknande tekniker förrän du har lämnat ditt samtycke.

Du ska också kunna återkalla ett lämnat samtycke.

Statistikverktyg och tredjepartscookies

Vår webbplats kan använda analysverktyg, såsom Google Analytics och Matomo, för att få information om webbplatsens användning och prestanda.

Beroende på hur verktygen är konfigurerade kan de behandla exempelvis IP-adresser, teknisk information och uppgifter om besökta sidor.

Användningen av analysverktyg och cookies ska ske enligt tillämpliga dataskyddsregler och eventuella krav på samtycke.

Information om vilka analysverktyg som faktiskt används, vilka cookies de placerar och hur länge dessa lagras ska finnas tillgänglig i webbplatsens aktuella cookieinformation.

Hur kan du hantera eller radera cookies?

Du kan hantera cookies genom inställningarna i din webbläsare.

De flesta webbläsare gör det möjligt att blockera cookies, radera tidigare lagrade cookies eller välja hur olika webbplatser får lagra information.

Observera att vissa funktioner på webbplatsen kan påverkas om nödvändiga cookies blockeras.

Mer information finns i respektive webbläsares instruktioner:

Google Chrome: https://support.google.com/chrome/answer/95647

Mozilla Firefox: https://support.mozilla.org/sv/kb/ta-bort-kakor-information-webbplatser-lagrat

Safari: https://support.apple.com/sv-se/guide/safari/sfri11471/mac

Microsoft Edge: https://support.microsoft.com/microsoft-edge

Om webbplatsen erbjuder en särskild funktion för cookieinställningar kan du även använda den för att ändra eller återkalla dina val.

Dina rättigheter enligt GDPR och tillämplig dataskyddslagstiftning

Beroende på vilken lagstiftning som gäller för behandlingen har du rätt att begära information om hur dina personuppgifter används.

När GDPR är tillämplig kan du, under de förutsättningar som anges i förordningen, ha rätt att:

• Få tillgång till de personuppgifter som behandlas om dig.

• Begära rättelse av felaktiga eller ofullständiga uppgifter.

• Begära radering av personuppgifter.

• Begära begränsning av behandlingen.

• Invända mot behandling som grundar sig på vissa rättsliga grunder.

• Begära dataportabilitet när förutsättningarna för detta är uppfyllda.

• Återkalla ett samtycke när behandlingen grundar sig på samtycke.

• Lämna in ett klagomål till en behörig dataskyddsmyndighet.

En begäran om radering kan inte alltid tillgodoses fullt ut, exempelvis när uppgifter måste bevaras för att uppfylla en rättslig skyldighet.

Den schweiziska dataskyddslagen ger också registrerade personer särskilda rättigheter, bland annat rätt till information och, under vissa förutsättningar, rättelse och andra åtgärder.

Vi bedömer inkomna förfrågningar utifrån den lagstiftning som är tillämplig på den aktuella behandlingen.

Klagomål till dataskyddsmyndighet

Om du anser att dina personuppgifter behandlas i strid med tillämplig dataskyddslagstiftning kan du kontakta oss så att vi får möjlighet att undersöka frågan.

När GDPR är tillämplig kan du också ha rätt att lämna in klagomål till en behörig tillsynsmyndighet inom EU eller EES.

I Sverige är Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) tillsynsmyndighet för dataskydd.

I Schweiz är den federala dataskydds- och offentlighetsombudsmannen (EDÖB/FDPIC) relevant tillsynsmyndighet för frågor som omfattas av dess behörighet.

Ändringar i sekretesspolicyn

Vi kan uppdatera denna sekretesspolicy när våra tjänster, tekniska system, rutiner eller tillämpliga rättsliga krav förändras.

Den aktuella versionen publiceras på vår webbplats.

Vid väsentliga förändringar kan vi, när det är lämpligt eller krävs enligt lag, lämna ytterligare information till berörda personer.

Kontakta oss om integritet och informationssäkerhet

Har du frågor om hur vi behandlar personuppgifter, vill utöva dina dataskyddsrättigheter eller vill rapportera ett misstänkt integritets- eller informationssäkerhetsproblem?

Kontakta oss via e-post:

Dataskydd och informationssäkerhet

Allmänna frågor

The Native Translator arbetar för att erbjuda professionella översättningstjänster där språklig kvalitet, sekretess och informationssäkerhet är en naturlig del av varje uppdrag.